クライアント側から見たWEBライターのよくある問題として、「ライターの音信不通」があります。
依頼していた記事が納品されず、自然消滅していくことも多いのです。あくまで推測ですが、「納期に間に合わないし、もう飛んじゃえ！！」という心理なのでしょう。
ということで、WEBライターは納期が守れるだけでも評価されやすいです。
とはいえ、やはり納期について遅れるという経験は誰もがあるはず。
- 「納期に間に合わないとどうなるの？」
- 「納期に間に合わない時はどのように連絡すべき？」
という疑問をお持ちではありませんか？
そこで本記事ではそんな「納期に間に合わない時」のお悩みを、
現役WEBライターの観点から解決します。
具体的には
- 納期が間に合わない時の正しい対処法
- 納期を守るために意識すべき内容
- 納期に間に合わない時に使えるテンプレ文章
の順番にご紹介します。
3分くらいで読めますし、納期に対するプレッシャーが劇的に改善される可能性が高いので、まずはご一読を！
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WEBライターが納期に間に合わない時の正しい対応
WEBライターが納期に間に合わない時の正しい対応は、下記のとおり。
- 言い訳せずに謝れ！
- 納期の延長を日程だけでなく、時間指定で行え！
- 納期に間に合わないとわかった「瞬間」に伝えろ！
- 状況を誰が呼んでもわかるぐらい「丁寧」に伝えろ！
- 納期遅れが無いよう再発防止を徹底しろ！
納期に遅れたからといって、すぐに失注したり怒られたりすることはほとんどありません。クライアントが最も恐れているのは「音信不通になること」なので、間に合わない時は事前に相談をしましょう。
相談することで柔軟に対応してくれる場合がほとんどのため、連絡を恐れる必要はありません。
言い訳せずに謝れ！
納期に間に合わない場合に大切なのは、「納期が遅れたことに対するお詫び」です。
ウィビー助手そもそも納期を設定しているのは、クライアント側にもスケジュールがあるから。つまりWEBライターが納期に遅れると、クライアントのスケジュールにも影響を及ぼすケースが多いのです。
ということで、まずは迷惑をかけてしまうことに対して、言い訳せずに謝りましょう！
「マニュアルが分からなくて」「想定よりもボリュームが多くて」などは言い訳と感じやすいため、素直に謝罪だけを伝えると良いです。もちろん体調を崩した場合はしょうがない部分もあるため、ストレートに「体調を崩しており、申し訳ございません」などと伝えるのがベストです。
言い訳はNGですが、遅れた理由を伝える分には相手も納得しやすいでしょう。
納期の延長を日程だけでなく、時間指定で行え！
ウィビー助手納期に間に合わない時は、「いつまでに納品できるのか」を伝えることが大切です。多くのWEBライターは「◯日までであれば納品可能です」などと相談しますが、おすすめは時間まで指定してしまうこと。
なぜなら、クライアントも時間まで指定されることで安心できるからです。日にちだけを伝えられても、いつ納品されるのかソワソワしてしまいますよね。
また、納期を金曜日に延長してもらう際には、とくに時間の指定が重要となります。
法人クライアントは土日を休みとしている場合が多く、金曜日の夜に納品してしまうとスケジュールが次週まで引き伸ばされるからです。自分がクライアント側なら、次週まで仕事を持ち越してしまうというのは少し嫌ですよね。
ということで、私が納期遅れを万が一起こした場合には、なるべく相手のスケジュールも考慮した上で延長の相談をしていました！
納期に間に合わないとわかった「瞬間」に伝えろ！
納期に間に合わないと判明した場合は、その瞬間に連絡を入れましょう。
お恥ずかしながら、私は納期が過ぎてから連絡してしまったケースがあります。完全に納期を勘違いしていたわけですが、クライアント側からすると不安で不安でしょうがありません。
相手に大きな迷惑をかけてしまうため、納期に遅れるのがわかった時点で即連絡を入れましょう。クライアントも早めの相談であればスケジュール調整できることが多いのです。自分のためにも、相手のためにも、やはり報連相は大切です。
状況を誰が読んでもわかるぐらい「丁寧」に伝えろ！
納期に間に合わない連絡をする際は、誰が読んでもわかるくらい「丁寧」に進捗状況を伝えましょう。
具体的には、下記のような内容を伝えましょう。
- 現在何記事目の何%まで進んでいるのか
- どのくらいのボリュームが残っているのか
- 何日の何時までであれば納品できるのか
伝わりづらい内容は、相手にストレスを与えます。とにかく丁寧にわかりやすく伝えるよう心がけましょう！
納期遅れが無いよう再発防止を徹底しろ！
最初はスケジュール管理がうまくいかないことも多いため、どうしても納期に間に合わない瞬間は出てくるはずです。間に合わない事実は変えようがないため仕方がないですが、重要なのは再発しないよう改善すること。
もし可能なら、謝罪の連絡をする際にあわせてクライアントへ伝えることで誠実さも感じられます。「もう次回以降は発生しない」とわかれば安心して追加発注できるため、再発防止を意識しましょう。
WEBライターが納期を守るためにできること
「再発防止」も含め、WEBライターが納期を守るためには、下記のことを意識しましょう。
- 前倒しで納品しろ！
- 案件をとりすぎるな！
- 自分の執筆スピードを理解しろ！
重要なことばかりなので、安定して仕事をもらいたいWEBライターは必見の内容です。
前倒しで納品しろ！
まず1つ目は、「前倒しで納品すること」です。
前倒しで納品するように心がけることで、万が一遅れが生じそうな場合にも余裕を持って対応することが可能になります。
ウィビー助手さらに普段から前倒しで納品してくれるWEBライターは、クライアントからしても好印象です。評価もされやすく納期遅れのリスクも抑えられるため、常に1〜2日ほど前倒しで納品すると良いでしょう。
納期はあくまで最低ラインです。テストライティングでは前倒しで納品するWEBライターを優先して採用する企業も多いため、常に心がけることをおすすめします。
案件をとりすぎるな！
2つ目は、「案件をとりすぎない」ということです。とくに最初は自分の作業スピードもわからないため、少し余裕を持って案件受注する方が良いでしょう。
私は「ココナラ」にてライティングサービスを販売してるのですが、始めた当初はまさに案件をとりすぎてパンクしてしまった経験があります。サービスリリースと同時に「文字単価0.5円」のキャンペーンを打ったことで、とんでもない量の案件を受注してしまいました。
結果納品が間に合わないお客様が発生し、謝罪して回ることに。
マイナス評価につながることも多いため、「稼ぎたいから」「自分ならなんとかなりそうだから」は禁物です。自分が受注できる量を把握できるまでは、案件をとりすぎないようにしましょう。
自分の執筆スピードを理解しろ！
3つ目は、「自分の執筆スピードを理解する」ということです。自分の執筆スピードを理解することで、1日どのくらいの作業を進められるのかを把握できます。
私の場合は、各クライアント毎に記事を執筆するのに何時間かかるのかを計算していました。1度時間を計算しておくことで、1日何本対応できるのかが明確になります。
- A社の記事→1本あたり平均1時間
- B社の記事→1本あたり平均3時間
- C社の記事→1本あたり平均4時間
上記のように目安時間がわかれば、次のようにスケジュールを組めます。
- 月曜日→（A社1本）＋（B社1本）＋（C社1本）＝8時間
- 火曜日→（A社2本）＋（B社2本）＝8時間
- 水曜日→（C社2本）＝ 8時間
- 木曜日→（A社1本）＋（C社1本）＋（3時間分の空き）＝8時間
ウィビー助手少し余裕を持たせるとしたら、1日6〜7時間程度で組むと良いでしょう。余裕を持ってスケジュールを組んだり、あえて空き時間を用意しておくことで、「修正依頼が来たから木曜日の空き時間でやろう！」など急な依頼にも対応しやすいです！
慣れていないジャンルではさらに余裕を持っておけ！
4つ目は、「慣れていないジャンルはさらに余裕を持っておく」ということです。
具体的には下記のようなケース。
- 苦手なジャンルの記事
- 自分が知らないジャンルの記事
- 新規案件のテストライティング
- テストライティング後の初めての執筆
- マニュアル変更後の執筆
- 大量発注の執筆
上記のようなケースでは、「やばい、思ったより時間がかかってる」となることが多いです。焦りはミスにも繋がりやすいため、スケジュールに余裕を持っておきましょう。
私が新規案件に着手する場合は、1日を丸々割くこともあります。
どんなトラブルでも納期に遅れないくらいの余裕を持ちましょう。
WEBライターに納期が間に合わない時のテンプレ文章
私が過去、実際に使用した文章を元に紹介します。
ケース1：単純に間に合わない時
お世話になっております。
本件の進捗について作成が遅れておりまして、ご報告となります。
まずは、ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。
自身のスケジュール管理不足によるもので、以後同じ自体を招かぬよう徹底させていただきます。
つきましては、納期について可能であれば◯月◯日◯時までにご延長いただくことは可能でしょうか？
貴社の日時と都合が合わない場合であれば、◯日◯時までご延長いただければ納期に必ず間に合います。
大変恐縮ではございますがご検討いただければ幸いです。
また、ご連絡が納期間近となってしまい大変申し訳ございませんでした。
もちろん品質が下がらないよう尽力させていただきますので、何卒よろしくお願いいたします。
ケース2：体調不良により間に合わない時
お世話になっております。
ご依頼の◯日納品分について、遅延する可能性が高くお詫びのご連絡となります。
本日38度5分の発熱、吐き気といった体調不良に陥っておりまして、〇〇月〇〇日から明日の〇〇時まで着手できない可能性が高いです。
ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
それゆえ、納期を◯日◯時までご延長いただくことは可能でしょうか？
貴社の都合もあると存じますので、ご無理のない範囲でご検討いただければ幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
ケース3：急なトラブルで間に合わない時
お世話になっております。
本件、納期についてご相談させていただきたく連絡をさせていただきました。
お忙しいところご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
一身上の都合で明日から明後日まで執筆することができず、納期について1〜2日ほど遅れが生じる恐れがあります。
◯日◯時までには確実に納品できるかと思うのですが、ご延長いただくことは可能でしょうか？
大変恐縮ではございますが、何卒ご容赦いただければ幸いです。
ケース4：納期を勘違いなどですでに過ぎている時
お世話になっております。
納期について期限を過ぎており、大変申し訳ございませんでした。
納期を過ぎた理由について正直に申しますと、私自身のスケジュール管理に誤りがございました。
大変ご迷惑をおかけいたしました。
本件について〇〇までは着手しており、本日18:00までには必ずご提出させていただきたく存じます。大変恐縮ではありますが、少々お待ちいただくことは可能でしょうか？
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒ご容赦、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
【テンプレあり】副業・フリーランスWEBライターで納期が間に合わない！ってなったら読む記事：まとめ
本記事では、納期が間に合わない時の対処法を解説してきました。本記事のまとめは以下のとおりです。
- 納期が間に合わない時は言い訳せずに謝る
- いつまで延長して欲しいのか時間まで指定する
- 納期が間に合わないとわかったら瞬時に伝える
- 誰でもわかるくらい状況を丁寧に伝える
- 納期遅れが無いよう再発防止を徹底する
今回は、納期に遅れないための対策や遅れた際の対処法、実際に使える連絡のテンプレートなどをお伝えさせていただきました。実体験をもとにした、本当に役立つWEBライターノウハウなので、ぜひ参考にしてください。
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